De vraag "wat kost een reserveringssysteem" heeft geen bedrag als antwoord, en dat is geen ontwijking. Twee zaken die hetzelfde systeem gebruiken kunnen een factuur van €25 en een van €1.700 per maand krijgen, omdat ze op een ander model zitten en een andere hoeveelheid gasten hebben.
Dus: eerst de vier modellen, dan de cijfers die we op de eigen pagina's van vier aanbieders hebben gelezen, en dan de rekensom die je met je eigen couverts maakt.
Vier manieren waarop een reserveringssysteem aan je verdient
- Een vast bedrag per maand. Je betaalt voor software. Gasten zijn gratis.
- Commissie per couvert. Je betaalt per gast die via het platform boekt.
- Een percentage van de rekening. Je betaalt mee aan wat die gast besteedt.
- Gratis, met het verdienmodel ergens anders. Korting, contract of commissie.
Ze zijn niet onderling beter of slechter. Ze schalen alleen verschillend, en dat verschil merk je pas in je beste maand.
1. Vast bedrag per maand
Het simpelste model en het makkelijkst te begroten: één bedrag, ongeacht hoe vol het wordt.
Wat het kost in de praktijk. Guestplan publiceert €49,99 voor Pro, €109,99 voor Business en €229,99 voor Ultimate, zonder opstartkosten en zonder commissie. Ons eigen reserveringsdashboard met online reserveren kost €49 per maand, de eerste zes maanden gratis. In de bredere markt loopt een vast bedrag ruwweg van €25 tot €230, afhankelijk van hoeveel er in het pakket zit.
Waar je op let. Het maandbedrag is zelden het hele bedrag. Kijk naar wat er per handeling bij komt: bij Guestplan bijvoorbeeld kost een aanbetaling €2,99 op Pro, €0,99 op Business en niets op Ultimate. Dat lijkt klein tot je het vermenigvuldigt met een druk weekend.
Voor wie het klopt. Vrijwel iedereen die meer dan een handvol reserveringen per maand heeft. Het bedrag beweegt niet, dus je goede maanden zijn ook echt goede maanden.
2. Commissie per couvert
Je betaalt niets of weinig per maand, en een vast bedrag per gast die via het netwerk van het platform boekt.
Wat het kost in de praktijk. OpenTable publiceert het volledig: $149 per maand voor Basic, $299 voor Core, $499 voor Pro, plus $1,50 per netwerkgast op Basic en $1,00 op Core en Pro. En op Basic betaal je ook $0,25 voor elke gast die via je eigen website boekt, of $49 per maand om dat af te kopen.
Die laatste regel is de regel die mensen over het hoofd zien. Op het instappakket betaal je voor gasten die jouw naam intypten.
Waar je op let. Vraag of reserveringen via je eigen site, Instagram en Facebook meetellen. Bij TheFork zijn die inbegrepen; bij OpenTable niet op het instappakket. Vraag ook of een terugkerende gast elke keer opnieuw als netwerkgast telt: meestal is dat zo, en dan betaal je voor een stamgast die toevallig via de app boekte.
Voor wie het klopt. Een nieuwe zaak die bereik koopt. Zodra je eigen naam het werk doet, is dit het duurste model in de lijst.
3. Een percentage van de rekening
Dit model wordt in vergelijkingen bijna altijd als "commissie per couvert" opgeschreven, en dat is niet hetzelfde.
TheFork beschrijft op de eigen prijspagina dat de kosten gebaseerd zijn op een percentage van de gemiddelde besteding per gast voor reserveringen die via TheFork, Tripadvisor en partners binnenkomen. Geen bedrag, een percentage.
Het verschil is groot en het loopt precies de verkeerde kant op. Een vast bedrag per gast doet bij een lunchcafé hetzelfde als bij een sterrenzaak. Een percentage niet: hoe beter je zaak draait en hoe hoger je gemiddelde besteding, hoe duurder elke netwerkgast wordt. Je succes staat in de formule.
Onafhankelijke Nederlandse vergelijkingen noemen bedragen van ongeveer €2 tot €4 per gast en abonnementen tussen €30 en €75 per maand, maar dat zijn cijfers van derden. TheFork zelf zet bij beide pakketten "ask for pricing". Vraag de jouwe schriftelijk op, en vraag erbij of het een percentage of een bedrag is. Wat TheFork écht kost per couvert rekent het mechanisme door.
4. Gratis, met het verdienmodel ergens anders
Geen maandbedrag, en het geld komt uit commissie per gast, uit verplichte kortingen van 30% of meer om vindbaar te blijven, of uit een contract waar je niet uit komt.
Het omslagpunt ligt laag: bij €2 per gast en gezelschappen van gemiddeld 2,3 personen ben je na ongeveer zes reserveringen per maand duurder uit dan bij een abonnement van €25. Wat "gratis" je per jaar kost rekent alle drie de modellen door.
Reken het door met je eigen couverts
Dit is het enige deel van dit stuk dat er echt toe doet. Pak je cijfers van vorige maand.
Wat je nodig hebt: het aantal reserveringen, het gemiddelde aantal personen per reservering, en hoeveel van die reserveringen via een netwerk binnenkwamen in plaats van via je eigen site of telefoon.
Een voorbeeld. Honderd couverts per week via een netwerk, dus ruwweg 435 per maand:
| Model | Rekensom | Per maand |
|---|---|---|
| Vast bedrag | €49 | €49 |
| €2 per gast | 435 × €2 | €870 |
| €4 per gast | 435 × €4 | €1.740 |
| OpenTable Basic | $149 + (435 × $1,50) | ~$802 |
Het verschil tussen de eerste en de laatste regel is geen abonnementskeuze. Dat is een parttime medewerker.
De eerlijke tegenvraag: hoeveel van die 435 couverts had je zonder dat netwerk ook gehad? Als het antwoord "bijna allemaal" is, betaal je €870 voor gasten die je al had. Als het antwoord "bijna geen" is, heb je 435 couverts gekocht voor €2 per stuk en is dat waarschijnlijk een prima deal.
Niemand kan dat voor je beantwoorden. Maar het is één vraag, en het is de vraag.
De kosten die niet op de prijspagina staan
Het maandbedrag is de kop. Daaronder staan regels die pas op de factuur verschijnen.
Betaalkosten. Zenchef publiceert ze en dat siert ze: 2–6% op kaartbetalingen afhankelijk van je pakket, 3,5–6% op Amex, €0,29 tot €3,29 op iDEAL en €0,05 tot €0,12 per sms. In Nederland gaat het meeste via iDEAL, dus die regel is geen voetnoot. Bij ons betaal je het tarief van je eigen betaalmethode en er komt niets van ons bovenop.
Aanbetalingen per stuk. Zie Guestplan hierboven: €2,99 per aanbetaling op het instappakket. Als je aanbetalingen gebruikt om no-shows tegen te gaan, gebruik je ze vaak.
Sms. Herinneringen per sms worden per bericht gerekend. Eén per reservering, elke reservering, telt stilletjes op. Wij sturen ze via WhatsApp, inbegrepen in het pakket.
Extra vestigingen en extra gebruikers. Vraag of het bedrag per zaak of per account is.
Opstartkosten. Guestplan rekent niets. Wij rekenen eenmalig €149 om Bubo op jouw zaak in te richten (menukaart, openingstijden, regels) en die vervalt als je een jaar blijft.
En de kostenpost die op geen enkele prijslijst staat
Elk model hierboven rekent voor reserveringen die binnenkomen. Geen enkel model rekent voor de reserveringen die niet binnenkwamen omdat niemand opnam.
In een gemiddeld restaurant gaan vijf tot vijftien gesprekken per avond verloren, geconcentreerd in het uur vóór de service en midden in de piek, precies wanneer er niemand vrij is. Die bellers spreken geen voicemail in. Ze bellen de volgende zaak.
Reken één zo'n avond per week door tegen een gemiddelde reservering van €65 tot €140, en je zit boven het duurste abonnement in dit hele stuk. Het staat alleen op niemands factuur, dus het voelt niet als een kostenpost.
Dat is de reden dat wij de telefoon en de agenda als één systeem verkopen in plaats van als twee abonnementen: de telefoonassistent begint bij €29 per maand en kijkt in dezelfde agenda als je reserveringswidget. Wil je zien welk systeem daar verder in meekomt, dan staan er vier naast elkaar in de vergelijking van reserveringssystemen.
Veelgestelde vragen
Wat is een normaal maandbedrag voor een reserveringssysteem?
Voor een vast abonnement ligt het ruwweg tussen €25 en €230 per maand, afhankelijk van wat er in zit. Guestplan begint op €49,99, ons dashboard op €49 met de eerste zes maanden gratis. Modellen met commissie beginnen lager en lopen op met je couverts.
Is commissie per gast duurder dan een abonnement?
Boven een handvol reserveringen per maand vrijwel altijd. Bij €2 per gast ligt het omslagpunt rond zes reserveringen per maand tegenover een abonnement van €25. Bij honderd netwerkcouverts per week loopt commissie op naar €870 tot €1.740 per maand.
Betaal ik ook voor reserveringen via mijn eigen website?
Dat verschilt per aanbieder en het is de belangrijkste vraag in dit stuk. Bij TheFork zijn reserveringen via je eigen site, Instagram en Facebook inbegrepen. Bij OpenTable kost een gast via je eigen site $0,25 op Basic, of $49 per maand om dat af te kopen. Bij Guestplan, Zenchef en Bubo is het nul.
Welke kosten staan meestal niet op de prijspagina?
Betaalkosten op kaart en iDEAL, kosten per aanbetaling, sms-berichten, extra vestigingen en opstartkosten. Vraag om één totaalbedrag voor een gemiddelde maand in plaats van om het abonnementstarief.
Wat kost het om de telefoon ook te laten opnemen?
Bij ons begint dat bij €29 per maand voor 60 minuten, oplopend naar €289 voor 800 minuten. Je kiest op belvolume, niet op functies. Van de systemen in onze vergelijking neemt alleen Zenchef daarnaast de telefoon aan; zij publiceren daar geen prijs voor.