Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 29.08.2026

Dit beleid legt uit hoe Tuva Euro B.V., handelend onder de naam phone-assistant.ai ("wij", "ons", "onze"), persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en beschermt wanneer je onze website gebruikt, een demo aanvraagt of gebruikmaakt van onze AI-telefonistdienst ("de Dienst"). Voor de hieronder beschreven doeleinden zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke.

1. Welke gegevens we verzamelen

Afhankelijk van hoe je met ons in contact staat, kunnen we het volgende verzamelen:

• Contact- en bedrijfsgegevens die je verstrekt bij het aanvragen van een demo of bij contact met ons, naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam en informatie over je bedrijf (bijvoorbeeld menukaart, openingstijden, aanbodgegevens) die je deelt zodat wij een demo kunnen inrichten.
• Gespreksgegevens die via de Dienst worden verwerkt namens onze zakelijke klanten, waaronder gespreksaudio, transcripten en informatie die bellers delen (zoals reserveringsgegevens), waarbij phone-assistant.ai optreedt als verwerker voor onze klant, die verwerkingsverantwoordelijke blijft voor de gegevens van zijn eigen bellers.
• Gebruiksgegevens van de website: standaard technische informatie zoals IP-adres, browsertype, bezochte pagina's en verwijzende pagina's, verzameld via cookies of vergelijkbare technieken (zie paragraaf 6).
• Correspondentie: vastlegging van e-mails of berichten die je ons stuurt.

2. Waarom we deze gegevens verwerken

• Om de Dienst te leveren: gesprekken aannemen, transcriberen en afhandelen namens onze zakelijke klanten (uitvoering van een overeenkomst).
• Om te reageren op demo-aanvragen en vragen: het voorbereiden en verzorgen van de persoonlijke demo die je hebt aangevraagd (uitvoering van een overeenkomst / precontractuele stappen).
• Om onze website en Dienst te laten werken en te verbeteren: waaronder beveiliging, foutopsporing en analyse (gerechtvaardigd belang).
• Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen: zoals administratie- en fiscale verplichtingen naar Nederlands recht.
• Om je marketingberichten te sturen, uitsluitend wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven, die je op elk moment kunt intrekken.

3. Verwerking met AI

De Dienst maakt gebruik van kunstmatige intelligentie, waaronder aanbieders van spraakherkenning, spraaksynthese en taalmodellen, om gesprekken te begrijpen en te beantwoorden. Deze aanbieders treden op als onze subverwerkers en verwerken gegevens uitsluitend voor zover nodig om de Dienst te leveren, onder contractuele afspraken over gegevensbescherming. We gebruiken gespreksinhoud niet om algemene AI-modellen van derden te trainen.

4. Hosting en internationale doorgifte

We hosten klant- en gespreksgegevens binnen de Europese Unie. Wanneer een subverwerker zich buiten de EU/EER bevindt, zorgen we dat er een passend doorgiftemechanisme geldt (zoals de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie) voordat er enige doorgifte plaatsvindt.

5. Hoe lang we gegevens bewaren

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de hierboven beschreven doeleinden:

• Gegevens uit demo-aanvragen en contactverzoeken: tot 24 maanden, of tot je ons vraagt ze te verwijderen.
• Gespreksopnamen en transcripten: bewaard volgens de bewaartermijn die met de betreffende zakelijke klant is afgesproken, doorgaans niet langer dan nodig is voor de bedrijfsvoering en wettelijke verplichtingen van die klant.
• Financiële en factuurgegevens: bewaard gedurende de wettelijke termijn die geldt op grond van de Nederlandse belastingwetgeving (momenteel 7 jaar).

6. Cookies en meten

Onze website gebruikt cookies die nodig zijn om te werken, en, alleen als je daarmee instemt, cookies die meten hoe de site gebruikt wordt en hoe onze advertenties presteren. Bij je eerste bezoek vraagt een banner je om te kiezen. Je keuze wordt in je browser opgeslagen en geldt tot je hem wijzigt; je kunt hem op elk moment wijzigen door de opgeslagen gegevens van deze site in je browser te wissen.

Buiten de noodzakelijke groep draait er niets voordat je akkoord gaat. We gebruiken Google Consent Mode, wat betekent dat onze meettags je keuze te horen krijgen in plaats van er simpelweg te zijn.

Noodzakelijk: nodig om de site te laten werken. Altijd aan.

Analytics: Google Analytics 4 en Microsoft Clarity, om te begrijpen hoe pagina's gevonden en gebruikt worden. Clarity maakt ook geanonimiseerde sessieopnames en heatmaps, die kunnen vastleggen hoe je over een pagina beweegt en klikt; ingevoerde tekst wordt standaard gemaskeerd. Beide worden geladen via Google Tag Manager.

Marketing: de Meta-(Facebook-)pixel en Google Ads-tags, om onze advertenties te meten en aan relevante doelgroepen te tonen.

6a. Server-side conversiemeting

Los van de cookies hierboven sturen we, wanneer je een formulier verstuurt of een testgesprek aanvraagt, een registratie van die conversie vanaf onze eigen server naar Meta, via Meta's Conversions API. Zo meten we of onze advertenties werken wanneer een browser de pixel blokkeert.

Wat we versturen: het soort gebeurtenis, een uniek gebeurtenis-ID, het paginadres, je IP-adres en browser-user-agent, en, voor zover je die hebt opgegeven, je e-mailadres, telefoonnummer en voornaam. E-mailadres, telefoonnummer en naam worden op onze server onomkeerbaar gehasht met SHA-256 vóór verzending; we sturen ze nooit leesbaar naar Meta. Meta kan deze hashes vergelijken met de eigen gegevens.

Dit gebeurt ongeacht of je marketingcookies accepteert. Heb je bezwaar tegen deze verwerking, mail dan hello@phone-assistant.ai; we stoppen het dan voor jou en verwijderen wat op jou betrekking heeft.

7. Delen van je gegevens

We verkopen geen persoonsgegevens. We delen gegevens uitsluitend met:

• Subverwerkers die ons helpen de Dienst te leveren, gebonden aan verwerkersovereenkomsten. Dat zijn op dit moment onder meer Vercel (websitehosting), Resend (transactionele e-mail, zodat formulierinzendingen ons bereiken), onze AI- en spraakinfrastructuurleveranciers, en onze telefonie- en berichtenleveranciers.
• Meet- en advertentieleveranciers, voor zover je daarmee hebt ingestemd en, voor de Conversions API uit paragraaf 6a, zoals daar beschreven: Google (Tag Manager, Analytics 4, Ads), Microsoft (Clarity) en Meta Platforms (pixel en Conversions API). Deze partijen dragen gegevens over naar de Verenigde Staten onder het EU-VS Data Privacy Framework en de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.
• Professionele adviseurs (zoals accountants en juridisch adviseurs) waar dat nodig is.
• Autoriteiten, wanneer de wet dat vereist.

8. Je rechten

Op grond van de AVG heb je het recht om:

• De persoonsgegevens in te zien die wij van je hebben
• Onjuiste gegevens te laten corrigeren
• Verwijdering van je gegevens te verzoeken
• Bepaalde verwerkingen te beperken of daartegen bezwaar te maken
• Een overdraagbare kopie van je gegevens op te vragen
• Je toestemming op elk moment in te trekken, waar de verwerking op toestemming berust

Wil je een van deze rechten uitoefenen, neem dan contact op via privacy@phone-assistant.ai. Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Beveiliging

We treffen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleuteling tijdens transport, toegangsbeperkingen en periodieke toetsing van onze subverwerkers, om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of misbruik.

10. Wijzigingen in dit beleid

We kunnen dit beleid van tijd tot tijd bijwerken. Ingrijpende wijzigingen blijken uit een aangepaste datum van "laatst bijgewerkt" boven aan deze pagina.

11. Contact

Tuva Euro B.V., Industriestraat 40, 7482 EZ Haaksbergen, Nederland.
privacy@phone-assistant.ai