"Gratis reserveringssysteem" is een van de meest gezochte termen in de horeca, en een van de eerlijkste vragen die je kunt stellen. Het probleem is niet dat het antwoord nee is. Het probleem is dat het antwoord meestal ja is, en dat je pas een jaar later ziet waar het geld dan wél vandaan kwam.
Dit stuk rekent het voor. Geen oordeel over gratis modellen; er zijn zaken waarvoor ze precies kloppen. Maar je moet weten welke rekening je tekent.
Er bestaat geen gratis reserveringssysteem
Er bestaat een ander verdienmodel.
Een reserveringssysteem kost geld om te maken en te draaien: servers, support, iemand die de telefoon opneemt als jouw tafelplattegrond niet klopt. Niemand doet dat voor niets. Als je geen abonnement betaalt, betaalt iemand anders, en die iemand ben jij, alleen via een andere regel op een andere factuur.
De vraag is dus niet of je betaalt. De vraag is waaraan, en of dat bedrag meegroeit met je goede maanden.
De drie modellen achter "gratis"
1. Commissie per gast
Verreweg de meest voorkomende. Je betaalt niets per maand en een bedrag per gereserveerde gast: in de markt lopen die bedragen van ongeveer €2 tot €7,50 per persoon, afhankelijk van het platform en waar de reservering vandaan komt.
Dit is het model van de gastennetwerken. En het is niet oneerlijk: ze sturen je iemand die jou niet zocht, en ze rekenen voor die dienst. Maar het schaalt de verkeerde kant op. Je betaalt het meest in de maand dat het het beste ging.
Let ook op hoe er gerekend wordt. TheFork beschrijft de commissie op de eigen pagina als een percentage van de gemiddelde rekening per gast, niet als een vast bedrag. Bij een bistro met €30 gemiddelde besteding is dat iets heel anders dan bij een zaak die op €90 zit, en het verschil staat niet in de lijstjes die "€2 per couvert" schrijven. Doorgerekend in een apart stuk.
2. Verplichte kortingen
Sommige platforms zijn gratis in geld en duur in marge: om goed vindbaar te zijn in hun app moet je kortingsacties aanzetten, en die lopen op tot 30% of meer.
Reken dat eens tegen een abonnement af. Dertig procent korting op een rekening van €60 is €18, bij één gast. Daar koop je op de meeste systemen een halve maand abonnement voor.
En er zit een staart aan: de gast die via de korting binnenkwam, is een gast die je heeft leren kennen op korting. Die komt de tweede keer ook kijken of er korting is.
3. Het contract
De minst zichtbare. Gratis om te beginnen, en vervolgens een opzegtermijn of een looptijd waar je niet uit komt op het moment dat je erachter komt dat het systeem niet past.
Dit is geen prijs, dus het staat op geen enkele prijspagina. Vraag ernaar voordat je tekent: hoe lang zit ik eraan vast, en wat gebeurt er met mijn gastenbestand als ik stop?
De rekensom: vanaf wanneer is gratis duurder?
Het omslagpunt ligt veel lager dan mensen denken.
Neem €2 per gast en een gemiddeld gezelschap van 2,3 personen. Dan kost één reservering je ongeveer €4,60. Tegen een vast abonnement van €25 per maand ben je er na ongeveer zes reserveringen al duurder uit.
Zes. Per maand.
Tegen een abonnement van €49 ligt het punt rond de elf reserveringen per maand. Voor vrijwel elke zaak die open is, is dat in de eerste week gehaald.
Nu de andere kant van de schaal. Honderd couverts per week via een netwerk, tegen €2 tot €4 per gast:
- €2 per gast: ongeveer €870 per maand
- €4 per gast: ongeveer €1.740 per maand
Dat is geen abonnement meer. Dat is een medewerker.
En voor de duidelijkheid: dit is niet per se verkeerd besteed geld. Als die honderd couverts mensen zijn die je nooit gevonden hadden, dan heb je honderd couverts gekocht die je anders niet had. Als het je eigen stamgasten zijn die toevallig via de app boekten, en dat is het meestal deels, dan betaal je voor gasten die je al had.
Commissievrij is niet hetzelfde als gratis
Hier lopen twee dingen door elkaar, en de verwarring is nuttig voor wie hem veroorzaakt.
Gratis betekent: geen maandbedrag. Het zegt niets over wat een gast kost.
Commissievrij betekent: geen bedrag per gast. Het zegt niets over het maandbedrag.
De meeste Nederlandse aanbieders zitten in het tweede kamp. Guestplan is commissievrij en vraagt €49,99 per maand voor Pro, zonder opstartkosten. Zenchef rekent €0 per couvert en publiceert geen maandprijs. Bij ons is het reserveringsdashboard €49 per maand, de eerste zes maanden gratis, en er gaat op geen enkel kanaal iets van een reservering af.
Wat je wil weten is dus niet "is het gratis" maar: wat betaal ik in een gemiddelde maand, alles bij elkaar? Dat is één getal, en elke aanbieder kan het je geven als je ernaar vraagt.
Wat deze vier systemen echt rekenen
| Maandbedrag | Per gast | Gepubliceerd | |
|---|---|---|---|
| Guestplan | €49,99 / €109,99 / €229,99 | €0 | Ja, op hun eigen pagina |
| Zenchef | Niet gepubliceerd | €0 | Nee, vraag het op |
| TheFork | Niet gepubliceerd | % van de gemiddelde rekening | Nee: "Ask for pricing" |
| OpenTable | $149 / $299 / $499 | $1,00–1,50 netwerk, $0,25 eigen site op Basic | Ja |
| Bubo | €49, eerste 6 maanden gratis | €0 | Ja, op de prijzenpagina |
Twee van de vier publiceren hun prijs niet. Dat is op zichzelf informatie: een prijs die je moet opvragen, is een prijs die afhangt van hoe goed je onderhandelt.
Bij Zenchef komt daar nog een laag bij die ze wél publiceren: verwerkingskosten van 2–6% op kaart, 3,5–6% op Amex, €0,29–3,29 op iDEAL en €0,05–0,12 per sms. In Nederland betaalt vrijwel iedereen met iDEAL, dus die regel telt mee in je maandbedrag.
Wanneer een commissiemodel wél klopt
Het eerlijke antwoord, want anders is dit stuk een reclamefolder.
Je bent net open en niemand kent je. Een netwerk stuurt je mensen die je adres niet kenden. In de eerste maanden is dat het verschil tussen een lege en een halve zaal, en dan is €3 per gast geen kostenpost maar een marketingbudget dat alleen betaalt als het werkt.
Je zit in een stille straat of een toeristische stad. Als je het van passanten moet hebben die in een app zoeken, koop je met commissie precies het juiste.
Je hebt weinig reserveringen. Onder die zes-per-maand-grens is gratis daadwerkelijk goedkoper. Dat is een kleine groep, maar hij bestaat.
Wat in geen van deze gevallen klopt, is er niet meer naar kijken. Zet over een half jaar een uur in je agenda, tel de netwerkcouverts, vermenigvuldig, en kijk of het nog steeds de goedkoopste manier is om aan die gasten te komen.
Vier vragen die je stelt voordat je tekent
- Wat betaal ik in een gemiddelde maand, alles bij elkaar? Eén getal, inclusief commissie, aanbetalingskosten en sms.
- Tellen reserveringen via mijn eigen website ook mee? Bij sommige systemen kost een gast die jouw naam intypte je evengoed geld.
- Hoe lang zit ik eraan vast, en wat kost stoppen?
- Van wie zijn de gasten? Mag het platform ze mailen nadat ze bij jou hebben gegeten? Krijg ik mijn gastenbestand mee als ik wegga?
Vraag alle vier schriftelijk. Een aanbieder die er drie beantwoordt en één overslaat, heeft je het antwoord al gegeven.
En de kostenpost die nergens op staat
Elk systeem in dit stuk regelt de reserveringen die via je website binnenkomen. Geen van ze regelt de telefoon, op Zenchef na.
In een gemiddeld restaurant gaan er vijf tot vijftien gesprekken per avond verloren, vooral in het uur voor de service en midden in de piek. Die bellers spreken geen voicemail in; ze bellen de volgende zaak. Bij een gemiddelde reservering van €65 tot €140 is één zo'n avond per week een groter bedrag dan het duurste abonnement in de tabel hierboven.
Dat staat op geen enkele prijspagina, want niemand factureert het. Wat een gemiste oproep je werkelijk kost rekent het uit, en onze eigen telefoonassistent begint bij €29 per maand.
Veelgestelde vragen
Bestaat er echt geen gratis reserveringssysteem?
Er bestaan systemen zonder maandbedrag, maar niet zonder verdienmodel. Dat model is commissie per gast, een verplichte korting of een contract. Welke van de drie het is, staat zelden op de homepage, en dat is precies de vraag die je stelt.
Vanaf hoeveel reserveringen is een abonnement goedkoper?
Bij €2 per gast en gezelschappen van gemiddeld 2,3 personen ligt het omslagpunt rond zes reserveringen per maand tegenover een abonnement van €25, en rond elf tegenover €49. Tel je reserveringen van vorige maand en reken beide modellen door met je eigen cijfers.
Wat is het verschil tussen gratis en commissievrij?
Gratis gaat over het maandbedrag, commissievrij over het bedrag per gast. Een systeem kan het ene zijn zonder het andere. Wat je wil weten is wat je in een gemiddelde maand in totaal betaalt.
Rekenen reserveringen via mijn eigen website ook commissie?
Dat verschilt. Bij TheFork zijn reserveringen via je eigen site, Instagram en Facebook inbegrepen. Bij OpenTable kost een gast via je eigen website $0,25 op het instappakket, of $49 per maand om dat af te kopen. Bij Guestplan, Zenchef en Bubo is het nul.
Wat gebeurt er met mijn gastenbestand als ik overstap?
Vraag het voordat je tekent, niet als je opzegt. Bestaande reserveringen, je gastgegevens en de reserveringslink op je website zijn drie aparte dingen, en niet elke aanbieder geeft alle drie mee.