Datenschutzerklärung

Zuletzt aktualisiert: 01.07.2026

Diese Erklärung beschreibt, wie Tuva Euro B.V., handelnd unter dem Namen phone-assistant.ai ("wir", "uns", "unser"), personenbezogene Daten erhebt, nutzt und schützt, wenn Sie unsere Website nutzen, eine Demo anfragen oder unseren KI-Telefonassistenten ("den Dienst") einsetzen. Für die nachstehend beschriebenen Zwecke sind wir der Verantwortliche.

1. Welche Daten wir erheben

Je nachdem, wie Sie mit uns in Kontakt stehen, können wir Folgendes erheben:

• Kontakt- und Firmendaten, die Sie bei einer Demo-Anfrage oder Kontaktaufnahme angeben — Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Firmenname sowie Angaben zu Ihrem Betrieb (etwa Karte, Öffnungszeiten, Angebotsdaten), die Sie teilen, damit wir eine Demo einrichten können.
• Gesprächsdaten, die über den Dienst im Auftrag unserer Geschäftskunden verarbeitet werden — darunter Gesprächsaudio, Transkripte und Angaben, die Anrufer machen (etwa Reservierungsdaten) — wobei phone-assistant.ai als Auftragsverarbeiter für unseren Kunden handelt, der für die Daten seiner Anrufer Verantwortlicher bleibt.
• Nutzungsdaten der Website — übliche technische Angaben wie IP-Adresse, Browsertyp, aufgerufene Seiten und verweisende Seiten, erhoben über Cookies oder vergleichbare Techniken (siehe Abschnitt 6).
• Korrespondenz — Aufzeichnungen der E-Mails oder Nachrichten, die Sie uns senden.

2. Warum wir diese Daten verarbeiten

• Zur Erbringung des Dienstes — Anrufe im Auftrag unserer Geschäftskunden annehmen, transkribieren und bearbeiten (Vertragserfüllung).
• Zur Beantwortung von Demo-Anfragen und Anliegen — Vorbereitung und Durchführung der von Ihnen angefragten persönlichen Demo (Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen).
• Zum Betrieb und zur Verbesserung von Website und Dienst — einschließlich Sicherheit, Fehlerbehebung und Analyse (berechtigtes Interesse).
• Zur Erfüllung rechtlicher Pflichten — etwa Buchführungs- und steuerrechtliche Anforderungen nach niederländischem Recht.
• Zum Versand von Marketing-Nachrichten, ausschließlich mit Ihrer Einwilligung, die Sie jederzeit widerrufen können.

3. Verarbeitung mit KI

Der Dienst nutzt künstliche Intelligenz — darunter Anbieter für Spracherkennung, Sprachausgabe und Sprachmodelle —, um Anrufe zu verstehen und zu beantworten. Diese Anbieter handeln als unsere Unterauftragsverarbeiter und verarbeiten Daten nur, soweit dies zur Erbringung des Dienstes erforderlich ist, auf Grundlage vertraglicher Datenschutzvereinbarungen. Gesprächsinhalte nutzen wir nicht zum Training fremder Allzweck-KI-Modelle.

4. Hosting und internationale Übermittlung

Wir hosten Kunden- und Gesprächsdaten innerhalb der Europäischen Union. Sitzt ein Unterauftragsverarbeiter außerhalb der EU/des EWR, stellen wir vor jeder Übermittlung einen geeigneten Übermittlungsmechanismus sicher (etwa die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission).

5. Wie lange wir Daten aufbewahren

Wir bewahren personenbezogene Daten nur so lange auf, wie es für die oben beschriebenen Zwecke erforderlich ist:

• Daten aus Demo-Anfragen und Kontaktaufnahmen: bis zu 24 Monate, oder bis Sie uns um Löschung bitten.
• Gesprächsaufzeichnungen und Transkripte: aufbewahrt nach der mit dem jeweiligen Geschäftskunden vereinbarten Frist, in der Regel nicht länger, als es für dessen Betrieb und rechtliche Pflichten erforderlich ist.
• Finanz- und Rechnungsunterlagen: aufbewahrt für die gesetzliche Frist nach niederländischem Steuerrecht (derzeit 7 Jahre).

6. Cookies

Unsere Website nutzt notwendige Cookies, die für den Betrieb erforderlich sind, und — mit Ihrer Einwilligung — Analyse-Cookies, mit denen wir nachvollziehen, wie die Seite genutzt wird. Ihre Cookie-Einstellungen können Sie jederzeit über Ihren Browser anpassen.

7. Weitergabe Ihrer Daten

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Wir geben Daten ausschließlich weiter an:

• Unterauftragsverarbeiter, die uns bei der Erbringung des Dienstes unterstützen (etwa Cloud-Hosting, KI- und Sprachanbieter, Kommunikationsinfrastruktur), gebunden an Auftragsverarbeitungsverträge.
• Fachliche Berater (etwa Steuerberatung, Rechtsberatung), soweit erforderlich.
• Behörden, soweit gesetzlich vorgeschrieben.

8. Ihre Rechte

Nach der DSGVO haben Sie das Recht:

• Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten
• Unrichtige Daten berichtigen zu lassen
• Die Löschung Ihrer Daten zu verlangen
• Bestimmte Verarbeitungen einzuschränken oder ihnen zu widersprechen
• Eine übertragbare Kopie Ihrer Daten anzufordern
• Eine Einwilligung jederzeit zu widerrufen, soweit die Verarbeitung darauf beruht

Zur Ausübung dieser Rechte wenden Sie sich an privacy@phone-assistant.ai. Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren — für uns ist das die niederländische Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Sicherheit

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen — darunter Verschlüsselung bei der Übertragung, Zugriffsbeschränkungen und die regelmäßige Prüfung unserer Unterauftragsverarbeiter —, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen.

10. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Erklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Wesentliche Änderungen erkennen Sie am aktualisierten Datum oben auf dieser Seite.

11. Kontakt

Tuva Euro B.V., Industriestraat 40, 7482 EZ Haaksbergen, Niederlande.
privacy@phone-assistant.ai

Dieses Dokument ist ein Entwurf für phone-assistant.ai und wurde nicht von einem Juristen geprüft. Bitte lassen Sie es vor der endgültigen Veröffentlichung auf Vereinbarkeit mit dem geltenden Recht prüfen.