Datenschutzerklärung

Zuletzt aktualisiert: 29.08.2026

Diese Erklärung beschreibt, wie Tuva Euro B.V., handelnd unter dem Namen phone-assistant.ai ("wir", "uns", "unser"), personenbezogene Daten erhebt, nutzt und schützt, wenn Sie unsere Website nutzen, eine Demo anfragen oder unseren KI-Telefonassistenten ("den Dienst") einsetzen. Für die nachstehend beschriebenen Zwecke sind wir der Verantwortliche.

1. Welche Daten wir erheben

Je nachdem, wie Sie mit uns in Kontakt stehen, können wir Folgendes erheben:

• Kontakt- und Firmendaten, die Sie bei einer Demo-Anfrage oder Kontaktaufnahme angeben, Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Firmenname sowie Angaben zu Ihrem Betrieb (etwa Karte, Öffnungszeiten, Angebotsdaten), die Sie teilen, damit wir eine Demo einrichten können.
• Gesprächsdaten, die über den Dienst im Auftrag unserer Geschäftskunden verarbeitet werden, darunter Gesprächsaudio, Transkripte und Angaben, die Anrufer machen (etwa Reservierungsdaten), wobei phone-assistant.ai als Auftragsverarbeiter für unseren Kunden handelt, der für die Daten seiner Anrufer Verantwortlicher bleibt.
• Nutzungsdaten der Website: übliche technische Angaben wie IP-Adresse, Browsertyp, aufgerufene Seiten und verweisende Seiten, erhoben über Cookies oder vergleichbare Techniken (siehe Abschnitt 6).
• Korrespondenz: Aufzeichnungen der E-Mails oder Nachrichten, die Sie uns senden.

2. Warum wir diese Daten verarbeiten

• Zur Erbringung des Dienstes: Anrufe im Auftrag unserer Geschäftskunden annehmen, transkribieren und bearbeiten (Vertragserfüllung).
• Zur Beantwortung von Demo-Anfragen und Anliegen: Vorbereitung und Durchführung der von Ihnen angefragten persönlichen Demo (Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen).
• Zum Betrieb und zur Verbesserung von Website und Dienst: einschließlich Sicherheit, Fehlerbehebung und Analyse (berechtigtes Interesse).
• Zur Erfüllung rechtlicher Pflichten: etwa Buchführungs- und steuerrechtliche Anforderungen nach niederländischem Recht.
• Zum Versand von Marketing-Nachrichten, ausschließlich mit Ihrer Einwilligung, die Sie jederzeit widerrufen können.

3. Verarbeitung mit KI

Der Dienst nutzt künstliche Intelligenz, darunter Anbieter für Spracherkennung, Sprachausgabe und Sprachmodelle, um Anrufe zu verstehen und zu beantworten. Diese Anbieter handeln als unsere Unterauftragsverarbeiter und verarbeiten Daten nur, soweit dies zur Erbringung des Dienstes erforderlich ist, auf Grundlage vertraglicher Datenschutzvereinbarungen. Gesprächsinhalte nutzen wir nicht zum Training fremder Allzweck-KI-Modelle.

4. Hosting und internationale Übermittlung

Wir hosten Kunden- und Gesprächsdaten innerhalb der Europäischen Union. Sitzt ein Unterauftragsverarbeiter außerhalb der EU/des EWR, stellen wir vor jeder Übermittlung einen geeigneten Übermittlungsmechanismus sicher (etwa die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission).

5. Wie lange wir Daten aufbewahren

Wir bewahren personenbezogene Daten nur so lange auf, wie es für die oben beschriebenen Zwecke erforderlich ist:

• Daten aus Demo-Anfragen und Kontaktaufnahmen: bis zu 24 Monate, oder bis Sie uns um Löschung bitten.
• Gesprächsaufzeichnungen und Transkripte: aufbewahrt nach der mit dem jeweiligen Geschäftskunden vereinbarten Frist, in der Regel nicht länger, als es für dessen Betrieb und rechtliche Pflichten erforderlich ist.
• Finanz- und Rechnungsunterlagen: aufbewahrt für die gesetzliche Frist nach niederländischem Steuerrecht (derzeit 7 Jahre).

6. Cookies und Messung

Unsere Website nutzt Cookies, die für den Betrieb erforderlich sind, und, nur mit Ihrer Einwilligung, Cookies, die messen, wie die Seite genutzt wird und wie unsere Werbung wirkt. Beim ersten Besuch bittet Sie ein Banner um Ihre Wahl. Diese wird in Ihrem Browser gespeichert und gilt, bis Sie sie ändern; ändern können Sie sie jederzeit, indem Sie die gespeicherten Daten dieser Website in Ihrem Browser löschen.

Außerhalb der notwendigen Gruppe läuft nichts, bevor Sie zustimmen. Wir verwenden Google Consent Mode: Unsere Mess-Tags erfahren Ihre Wahl, statt einfach vorhanden zu sein.

Notwendig: für den Betrieb der Website erforderlich. Immer aktiv.

Analyse: Google Analytics 4 und Microsoft Clarity, um zu verstehen, wie Seiten gefunden und genutzt werden. Clarity erstellt zudem anonymisierte Sitzungsaufzeichnungen und Heatmaps, die erfassen können, wie Sie sich auf einer Seite bewegen und klicken; Texteingaben werden standardmäßig maskiert. Beide werden über den Google Tag Manager geladen.

Marketing: das Meta-(Facebook-)Pixel und Google-Ads-Tags, um unsere Werbung zu messen und relevanten Zielgruppen auszuspielen.

6a. Serverseitige Conversion-Messung

Unabhängig von den vorstehenden Cookies senden wir, wenn Sie ein Formular absenden oder einen Testanruf anfordern, eine Aufzeichnung dieser Conversion von unserem eigenen Server an Meta, über Metas Conversions API. So messen wir die Wirkung unserer Werbung auch dann, wenn ein Browser das Pixel blockiert.

Was wir übermitteln: die Art des Ereignisses, eine eindeutige Ereignis-ID, die Seitenadresse, Ihre IP-Adresse und Browser-Kennung sowie, soweit von Ihnen angegeben, Ihre E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Ihren Vornamen. E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Name werden auf unserem Server vor der Übermittlung unumkehrbar mit SHA-256 gehasht; wir übermitteln sie niemals in lesbarer Form an Meta. Meta kann diese Hashwerte mit eigenen Daten abgleichen.

Dies geschieht unabhängig davon, ob Sie Marketing-Cookies akzeptieren. Widersprechen Sie dieser Verarbeitung, schreiben Sie an hello@phone-assistant.ai; wir stellen sie für Sie ein und löschen, was Sie betrifft.

7. Weitergabe Ihrer Daten

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Wir geben Daten ausschließlich weiter an:

• Unterauftragsverarbeiter, die uns bei der Erbringung des Dienstes unterstützen, gebunden an Auftragsverarbeitungsverträge. Derzeit gehören dazu Vercel (Website-Hosting), Resend (transaktionale E-Mail, damit Formularanfragen uns erreichen), unsere KI- und Sprachinfrastruktur-Anbieter sowie unsere Telefonie- und Messaging-Anbieter.
• Mess- und Werbeanbieter, soweit Sie eingewilligt haben und, für die in Abschnitt 6a beschriebene Conversions API, wie dort dargestellt: Google (Tag Manager, Analytics 4, Ads), Microsoft (Clarity) und Meta Platforms (Pixel und Conversions API). Diese übermitteln Daten in die USA auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework und der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.
• Fachliche Berater (etwa Steuerberatung, Rechtsberatung), soweit erforderlich.
• Behörden, soweit gesetzlich vorgeschrieben.

8. Ihre Rechte

Nach der DSGVO haben Sie das Recht:

• Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten
• Unrichtige Daten berichtigen zu lassen
• Die Löschung Ihrer Daten zu verlangen
• Bestimmte Verarbeitungen einzuschränken oder ihnen zu widersprechen
• Eine übertragbare Kopie Ihrer Daten anzufordern
• Eine Einwilligung jederzeit zu widerrufen, soweit die Verarbeitung darauf beruht

Zur Ausübung dieser Rechte wenden Sie sich an privacy@phone-assistant.ai. Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, für uns ist das die niederländische Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Sicherheit

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, darunter Verschlüsselung bei der Übertragung, Zugriffsbeschränkungen und die regelmäßige Prüfung unserer Unterauftragsverarbeiter, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen.

10. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Erklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Wesentliche Änderungen erkennen Sie am aktualisierten Datum oben auf dieser Seite.

11. Kontakt

Tuva Euro B.V., Industriestraat 40, 7482 EZ Haaksbergen, Niederlande.
privacy@phone-assistant.ai